先日、経営再建中のシャープがライバルのサムスンから資本提携を受けるとのニュースがありました。
中でも驚いたのは、本当の狙いは複写機事業であるという記事です。
昨年の複写機業界における世界シェアは第５位だそうです。
しかも、上位５社には日本企業が４社も占めるようで、複写機業界で日本がこれほど強いとは思いませんでした。

その複写機は、今ではオフィスに欠かせない存在となり、機能としては文字通りのコピー機能だけでなく、ＦＡＸやプリンター機能、そしてイメージスキャナ機能を兼ね備えた複合機が主流だと思います。
石田会計では、全ての機能を使いこなしていますが、特に便利だと感じるのがスキャナ機能です。

スキャナ機能は、ご存知の様に書類等をスキャンして電子文書を作成する機能ですが、使ってみて便利だと思う点を挙げてみると、
①場所を取らない。
②保管場所を決めておけば、すぐ見つかる。
③大量の電子文書でも、検索機能を使えばあっという間に探すことができる。
④外出先で、iPadなどのタブレット端末やスマートフォンでも見ることができる。
⑤紙やトナーの節約とゴミの削減につながる。

特に、「探す」という行為には、想像以上に時間を使っているものですので、効率アップに大きく貢献しているでしょう。
最近は、お客様からお預かりした資料は、コピーせずにスキャンだけ行うことが増えてきました。
また、電子文書のソフトには印刷機能を持つものがあり、エクセル等で作成したものを電子文書化して、スキャン文書と一緒に保管することもできます。

一方、デメリットはデータ管理の負担が増えることぐらいで、あまり思いつきません。
ただ、申告書等の重要書類のチェックには、紙の方が適していると感じますので、全く紙を使わないという訳には行きませんが。

同業者には、お客様ごとのファイルをなくし、すべて電子文書で管理しているところも出てきているようです。
先日それを聞いて、うらやましいと思うとともに、自分もやろうと決めました。
もちろん、セキュリティーの管理を厳重にすることが大前提ですが、軽いカバンを持って軽快に訪問できる日を楽しみに、これからトライしていきたいと思います。