マイナンバー制度がスタートしたことにより、法定調書を税務署に提出する場合には、支払いを受ける者のマイナンバーの記載が必要になりました。
　そこで法定調書の提出範囲に応じ、対象者からマイナンバーを収集するとともに、本人確認としてマイナンバーの確認と身元確認を行っていただくことになります。

　ただし、税務署への提出義務がある者からしかマイナンバーの収集はできないこととなっていますので、注意が必要です。
　例えば、不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で賃料が定められており、契約締結時点においてその年中の支払い額が明確となる場合が多いので、その時点で回収しておくとスムーズに進みます。
　一方、年の途中に契約締結したことから、今年は支払調書の提出が不要でも来年以降は必要になると思われる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために収集することが認められています。
　　なお、収集したが結果として提出不要となった場合には廃棄するなど適切に対応してください。

　収集の方法については、
「国税分野における番号法に基づく本人確認方法」(国税庁)の33ページ参照。
対面や書類等を活用した本人確認方法の具体例が示されています。
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/kakunin.pdf

　事務負担の増加に加え、個人情報を扱うため慎重な対応が求められます。
　社内でのルール作り等により、収集する側にとっても、される側にとってもスムーズな運用がなされるといいなと思います。